In diesem Beitrag und den nachfolgenden stellen wir Ihnen Fehler vor, die uns bei Externen Audits immer wieder begegnen. Es handelt sich um Fehler, die bei der Planung, Vorbereitung, Einführung, Zertifizierung und Weiterentwicklung eines QM-Systems in der Praxis häufiger zu beobachten sind.
Welche grundsätzlichen Fehler sind bei Einführung und Zertifizierung zu beobachten?
(Aus Platzgründen können wir keine umfangreichen Ausführungen bieten. Wir wollen in erster Linie auf die Schwachstellen aufmerksam machen und die Verantwortlichen in den Betrieben dafür sensibilisieren, welche Fehler schon im Vorfeld vermieden werden können.)
Grundsätzlich können die möglichen Fehler in zwei Kategorien eingeteilt werden, nämlich in die systembezogenen und die normbezogenen Fehler. Systembezogene Fehler beziehen sich vor allem auf das „Gesamtprojekt QM-Einführung“, also auf die Projektorganisation, die Planung und Durchführung der einzelnen Schritte sowie auf Abstimmungsschwierigkeiten mit anderen Managementsystemen. Die normbezogenen Umsetzungsfehler liegen in der Analyse der einzelnen Forderungen der ISO 9001 sowie bei der Planung und Umsetzung der Maßnahmen, mit denen die Normforderungen erfüllt werden sollen.In einem früheren Beitrag haben wir einige Ausführungen über unzureichend formulierte Qualitätspolitik gemacht; dieser Fehler ist der Kategorie 2 „normbezogene Fehler“ zuzurechnen.
Heute machen wir einige Bemerkungen zu Fehler 1 (aus der Gesamt-Fehlerliste): die oberste Leitung steht nicht hinter dem Projekt „Einführung eines QM-Systems“.
Nicht selten tritt das Problem auf, dass die Geschäftsleitung zwar die Einführung eines QM-Systems und die Zertifizierung beschließt, aber dieses Vorhaben wird letztendlich doch nicht kommuniziert und gefördert. (Aussagen wie die folgende sind gar nicht so selten: ich will das Zertifikat haben, alles andere danach wird sich zeigen!). Ist es bei einer solchen Aussage verwunderlich, wenn das QM-System gar nicht erst richtig “ in Fahrt “ kommt?. Um ein hohes Maß an Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitern zu erzielen, ist es zwingend notwendig, dass die oberste Leitung ein Mission Statement abgibt (auch darauf gehen wir in einem weiteren Beitrag ein).Dabei handelt es sich um ein klares Bekenntnis zur Qualität (klingt selbstverständlich, ist aber in der Praxis anders anzutreffen!). Dieses Mission Statement gilt auch und gerade für die Einführungsphase. Dazu gehört auch die Formulierung einer Qualitätspolitik und die Überwachung und Förderung des Projektfortschritts. Die Geschäftsleitung muss ein Qualitätsbewusstsein bei allen Mitarbeitern schaffen und sich selbst klar zum Qualitätsmanagement bekennen.
Übrigens ist in der ISO 9001:2008 die Anforderung an die oberste Leitung hinsichtlich Kapitel 5.1 stärker hervorgehoben worden. Hieß dieser Punkt in einer früheren Version noch „Verpflichtung der Leitung“, so ist in der Version 9001:2008 von der „Selbstverpflichtung der Leitung“ die Rede. Aus Gründen des Urheberrechts können wir an dieser Stelle nicht aus der Norm zitieren, aber soviel sei zu diesem Thema gesagt:
„Lippenbekenntnisse“ der obersten Leitung bezüglich der Entwicklung und Verwirklichung des Qualitätsmanagementsystems werden nicht mehr akzeptiert; es muss eine nachweisliche Überzeugung/Motivation kommuniziert werden, dass die oberste Leitung ein wirksames QM-System festlegen und betreiben will.
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