Erfolgreich mit den richtigen Prioritäten
Viele Menschen arbeiten weit mehr als acht Stunden am Tag und wünschen sich mehr Zeit für ihre Erholung, für ihre Familie, für ihre Hobbies oder für ihre Freunde.
Trotzdem stellt sich oft nicht der gewünschte – mit Entbehrungen verbundene – Erfolg ein, weil sie
– zu viele Dinge auf einmal anfangen,
– unklare Prioritäten setzen und
– die wichtigen Aufgaben nicht bis zum Ende fertig machen.
Plausible Gründe so zu handeln finden sich bestimmt, sagt Carola Weckmüller, Geschäftsführerin von Consulting Excellence. Die Trainerin Carola Weckmüller hilft in ihren Zeitmanagement-Seminaren und im Zeitmanagement-Coaching den Teilnehmern das eigene Vorgehen und die Ursachen dafür zu ergründen und individuelle Lösungen und konkret umsetzbare Schritte zu finden, um erfolgreich, zufrieden und gesund zu leben und zu arbeiten.
Zu den wichtigsten Zeitmanagement-Methoden gehöre es, so Weckmüller, Prioritäten klar zu setzen. Es gibt es viele Möglichkeiten, die Reihenfolge der Aufgaben zu bestimmen. Als Kriterien für Prioritäten werden von Teilnehmern genannt:
– was am meisten Spaß macht
– das Angenehme
– das Schwierige
– das Interessanteste
– was oben liegt
– das Zufällige
– das Dringlichste oder
– das Wichtigste.
Trainer und Coaches von Consulting Excellence präferieren für das Setzten von Prioritäten die Eisenhower-Methode nach dem früheren US-General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower.
Nach dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben priorisiert nach der Einschätzung ihrer Wichtigkeit und ihrer zeitlichen Dringlichkeit. Kernfrage ist: Wie wichtig, wie dringend ist eine Aufgabe? Daraus werden vier Aufgabentypen abgeleitet:
A-Aufgaben sind wichtig und dringend, z.B. akute Probleme oder Vorbereitungen mit Zeitlimit. Sie sollen sofort und ohne Unterbrechungen ausgeführt werden.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend, z.B. Planungsaufgaben, Entwicklung einer neuen Geschäftsidee oder Projektteilaufgaben, deren Termin nicht unmittelbar bevorsteht. Sie sollen rechtzeitig terminiert werden.
C-Aufgaben sind sehr dringend, aber nicht so wichtig, z.B. einige Anrufe oder E-Mails, manche Konferenzen. Sie können delegiert werden an einen zuverlässigen Mitarbeiter oder Kollegen.
D-Aufgaben sind nicht dringend und nicht wichtig, z.B. manche Anrufe oder Wurfsendungen. Sie können im Papierkorb abgelegt werden.
Die Eisenhower-Methode hilft, wichtige und unwichtige Aufgaben zu trennen und eignet sich zur „Entrümpelung“ der Alltags- und Routineaufgaben, da hinterfragt wird, ob diese Aufgaben tatsächlich notwendig sind beziehungsweise selbst ausgeführt werden müssen.
Nach dem Pareto-Prinzip wird mit 20 Prozent der Aufgaben der größte Teil der Ergebnisse (80 Prozent) erreicht. So bringen im Durchschnitt die A-Aufgaben, die ca. 15 Prozent des tatsächlichen Zeitaufwandes ausmachen, etwas 65 Prozent der Ergebnisse.
Wenn wir die wichtigen Dinge zuerst und bis zum Ende (ohne Unterbrechungen) erledigen, lassen sich bei den meisten Menschen mühelos einige Stunden Zeit pro Woche einsparen bzw. effizienter verwenden. Das beweist immer wieder das Feedback unserer Teilnehmer, sagt Carola Weckmüller.
Mehr Informationen finden Sie unter Zeitmanagement-Seminar bei Consulting Excellence.
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