Im betrieblichen Alltag finden viele Dialoge mit Mitarbeitern statt. Häufig ergeben sich die Anlässe spontan und man spricht daraufhin kurz miteinander, z.B. über ein aktuell anstehendes Thema oder eine konkrete Aufgabe. Grundsätzliche Fragen, beispielsweise über die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters, seine optimalen Einsatzgebiete oder eine leistungsbezogene Vergütung, werden allerdings selten kommuniziert. Um solche Punkte in der dafür nötigen Zeit zu thematisieren, führen inzwischen auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen ein Jahresgespräch durch, das in den meisten Großunternehmen fest etabliert ist.
Solche Mitarbeiterjahresgespräche benötigen immer ein ruhiges und ungestörtes Klima, ohne Störungen von außen und eine dafür nötige Zeit von ein bis zwei Stunden. Wer mehrere Termine an einem Tag plant, sollte maximal drei bis vier Gespräche nacheinander führen, weil nach einiger Zeit die Konzentration und Aufmerksamkeit nachlässt.
Was sind die wichtigsten Themen für die Jahresgespräche mit Mitarbeitern? Als erstes bietet sich an, über konkrete Ziele zu sprechen, die für den Mitarbeiter im folgenden Jahr anstehen. Und zwar sowohl aus Sicht der Führungskraft als auch des Mitarbeiters. Die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang lauten: Wie bewerten beide Seiten den Zielerreichungsgrad seit dem letzten Gespräch? Welche Ziele wurden erreicht, welche Ziele nicht – und vor allem – was waren die Gründe dafür? Die Voraussetzung für eine Bewertung der Zielerreichung ist, dass die Ziele nach „smarten“ Kriterien definiert wurden, also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Nur so ist eine weitest gehende transparente und faire Beurteilung möglich. Gemeinsam werden anschließend die neuen Ziele, ein eventuell nötiger Unterstützungsbedarf und deren Priorisierung vereinbart.
Ein zweites wichtiges Thema sind die konkreten Arbeitsaufgaben und das Arbeitsumfeld des Mitarbeiters. Sind die Arbeitsabläufe, die Organisation und die Kommunikationsprozesse optimal, was läuft rund, was weniger? Wichtige Punkte dabei sind auch die technische Ausrüstung, eine ergonomische, gesunde und sichere Gestaltung des Arbeitsplatzes, eine faire Arbeitszeitregelung und die Sicherheit am Arbeitsplatz. Stehen neue Projekte an, die den Mitarbeiter weder unter- noch überfordern? All diese Fragen sind immer von beiden Seiten zu beleuchten und zu bewerten.
Im dritten Baustein eines Jahresgespräches geht es um Fragen der Führung und Zusammenarbeit. Wie zufrieden sind beide Seiten mit der Qualität dieses zentralen Themas? Gibt es Schwächen oder Unzufriedenheiten, die sich negativ auf das Klima auswirken und als sehr belastend empfunden werden? Die Gesprächspartner sollten auch dieses oft heikle Thema in einer ruhigen und lösungsorientierten Haltung diskutieren – und gegenüber vereinzelten emotionalen Reaktionen des jeweils anderen Verständnis entgegenbringen. Dies gilt besonders für die Führungskraft gegenüber ihrem Mitarbeiter.
Zum Schluss bietet sich an, noch über nötige oder gewünschte Veränderungen bzw. Entwicklungen zu sprechen. Gibt es eventuell zukünftig neue Aufgabengebiete oder Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten? Hier sind die Wünsche des Mitarbeiters ernsthaft zu prüfen, damit für ihn eine Perspektive im Unternehmen erkennbar wird. Denn diese Themen haben eine direkte Auswirkung auf die allgemeine Motivation und Leistungsbereitschaft von Mitarbeitern.
Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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