Will ein Unternehmen zu einer Pressekonferenz einladen, ist es wichtig, im Vorfeld die konkreten Ziele und zu verbreitenden Neuigkeiten klar zu definieren. Denn die Redaktionen regionaler und überregionaler Medien – egal ob Print, Online, Radio oder Fernsehen – haben täglich eine Fülle an Themen und Veranstaltungsterminen für eine Veröffentlichung zu gewichten. Deshalb erwarten Journalisten wirklich interessante Neuigkeiten oder Gesprächspartner, die ihrem Medium eine hohe Aufmerksamkeit bei ihren Lesern garantieren. Für die professionelle Planung einer Pressekonferenz sollten folgende Punkte beachtet werden.
Nachdem die zu vermeldenden Neuigkeiten aus dem Unternehmen sauber definiert sind, gilt es, die anstehende Pressekonferenz rechtzeitig mit allen notwendigen Bestandteilen zu planen. Dazu gehört im ersten Schritt die Erstellung einer Übersicht – den sogenannten Presseverteiler – mit allen Medien, die eine Einladung per E-Mail oder Fax erhalten sollen. Den meisten Redaktionen genügt in der Regel ein zeitlicher Vorlauf von zehn Tagen. Eine Ausnahme bilden Fachzeitschriften, die nur monatlich oder quartalsweise erscheinen, sie sollten mindestens vier Wochen vor dem nächsten Erscheinungstermin eine Einladung erhalten. Mit dem Schreiben wird üblicherweise eine verbindliche Zu- oder Absage erbeten. Bleibt diese aus, kann man bei wichtigen Medien noch einmal telefonisch nachhaken.
Der ideale Zeitpunkt für eine Pressekonferenz liegt für Journalisten erfahrungsgemäß zwischen 10 und 16 Uhr. Davor haben sie viele interne Besprechungen und Konferenzen in den Redaktionen und nach 16 Uhr droht bei Tageszeitungen schon bald der Redaktionsschluss mit dem damit verbundenen Zeitdruck. Als beliebtester Zeitpunkt hat sich deshalb für einen externen Termin im Tagesablauf vieler Journalisten der späte Vormittag herauskristallisiert. Bevor der Termin endgültig festgelegt wird, sollte parallel geprüft werden, dass zu diesem Zeitpunkt kein anderer konkurrierender Termin in der Stadt stattfindet.
Sehr wichtig ist auch die Auswahl eines geeigneten Raumes für die Durchführung einer Pressekonferenz. Er sollte auf jeden Fall groß genug sein, für alle eingeladenen Besucher bequeme Sitzgelegenheiten bieten, möglichst hell und durch eine gute Beschilderung sowie ausreichend Parkplätze in der Nähe gut erreichbar sein. Zum üblichen Standard gehört auch eine ausreichende Versorgung mit Kalt- und Heißgetränken und evtl. kleinen Snacks.
Um die knappe Zeit der Medienvertreter nicht über Gebühr zu beanspruchen, hat sich eine Stunde für eine Pressekonferenz bewährt. Dies reicht in der Regel aus, um die wichtigsten Informationen zu vermitteln. Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens einen gewissen Zeitpuffer einplanen, damit für evtl. Rückfragen der Journalisten genügend Zeit bleibt.
Zur Grundausstattung einer Pressekonferenz gehört die Zusammenstellung einer Pressemappe, in der alle wichtigen Informationen in Text und Bild enthalten sind. Sie wird vorab per E-Mail an die Redaktionen versandt und auf der Pressekonferenz als Mappe in Papierform inkl. einer digitalen CD-ROM bzw. einem Stick ausgehändigt. Zusätzlich zu den aktuellen Informationen enthält sie weitere Hintergrundinformationen, Bildmaterial und ein Unternehmensprofil.
Sind wichtige Medien nicht auf der Pressekonferenz anwesend, kann man ihnen im Anschluss eine digitale Pressemappe senden. Um den Erfolg einer Pressekonferenz – unabhängig von der beabsichtigten Veröffentlichung – zu beurteilen, sollte möglichst viel Feedback am Rand der Veranstaltung oder durch telefonisches Nachfragen von den Journalisten gesammelt werden, um mögliche Verbesserungen zu erkennen. Die veröffentlichten Beiträge werden anschließend zu Dokumentationszwecken in einem Pressespiegel erfasst.
Bildrechte: Hannah Gatzweiler
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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