Ein systematisches Vertragsmanagement ist ab einer bestimmten Betriebsgröße und abgeschlossener Verträge notwendig, will man unnötige Probleme und Kosten vermeiden. Denn ein nachlässig geführtes Controlling führt schnell dazu, dass kostspielige Versäumnisse, wie z.B. automatisch verlängerte Wartungsverträge für veraltete Maschinen oder vergessene Neuverhandlungen von Einkaufspreisen, entstehen.
Will man das Vertragsmanagement im Unternehmen professionalisieren, taucht häufig die erste Frage auf, in welchen Abteilungen Verträge geschlossen wurden und wo diese archiviert sind. Oftmals sind Kontrakte über das gesamte Unternehmen verstreut, finden sich in der Produktion, im Einkauf, Marketing und Vertrieb oder in der zentralen Verwaltung. Manche existieren mehrfach, als Original und als Kopie. Selbst die Ablagesysteme der verschiedenen Abteilungen sind oft uneinheitlich. Dies führt im Ernstfall dazu, dass niemand mehr weiß, welche Verträge überhaupt vorhanden sind, wo sie liegen und welche Termine und Fristen darin enthalten sind.
Um diese unübersichtliche Situation zu beheben, sollten alle Verträge des Unternehmens zentral verwaltet werden. Somit sind alle Vereinbarungen als Original an einer Stelle einsehbar. Zusätzlich können Kopien in den einzelnen Abteilungen vorhanden sein.
In einem zweiten Schritt kommt es darauf an, dass auch die Inhalte der Verträge nicht nur einzelnen Mitarbeitern bekannt sind. Denn bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung entsteht so schnell die Situation, dass niemand über wichtige Fristen, Termine, Nebenabsprachen oder über den Status laufender Verhandlungen informiert ist. Es besteht die Gefahr, dass wichtige Fristen versäumt oder gegen anderweitige Vertragsverpflichtungen verstoßen wird. Alle wichtigen Vertragsinhalte sollten also den entsprechenden Entscheidungsträgern oder Sachbearbeitern zentral in einem Intranet zur Verfügung gestellt und durch ein elektronisches Wiedervorlagesystem verwaltet werden.
Wenn die Zentralisierung und elektronische Verwaltung aller bestehenden Verträge umgesetzt ist, kommt es darauf an, dass die damit befassten Mitarbeiter dieses System gewissenhaft pflegen und stets auf dem aktuellen Stand halten. Dies erfordert von allen Beteiligten eine gewisse Selbstdisziplin im Umgang mit den vertragssensiblen Informationen und Dokumenten. Eine Neudefinition der internen Prozesse und Abläufe kann dafür sorgen, dass die notwendige Datenpflege und interne Kommunikation korrekt und zuverlässig ablaufen.
Diese Maßnahmen stellen eine gewisse Grundsicherheit im Umgang mit Verträgen, ihren Pflichten und Fristen sicher. Um jedoch eine hundertprozentige juristische Sicherheit zu erreichen, ist es notwendig, die neu geschaffene zentrale Vertragsverwaltung einem regelmäßigen Controlling zu unterziehen. Dies kann durch eine entsprechend kompetente interne Kraft oder durch eine beauftragte Anwaltskanzlei geschehen. Die zweite Variante bietet bei entsprechender Vertragsgestaltung die Chance, dass bei etwaigen Fristversäumnissen der externe Partner für einen entstandenen Schaden haftet.
Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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